Copia simple o autorizada de la escritura: cuál necesitas para vender

Es una de las llamadas más frecuentes antes de una venta: "no encuentro la escritura de la casa". La buena noticia es que perder el papel no significa perder nada: el original nunca estuvo en tus manos. Lo que guardas en casa es una copia; el documento matriz, la matriz del protocolo, permanece siempre en la notaría donde se firmó. Entender la diferencia entre copia simple, copia autorizada y nota simple evita retrasos en la firma y llamadas de última hora.

Tres documentos que se confunden constantemente

• Copia autorizada: es la reproducción de la matriz expedida por el notario con su firma y signo, que da fe de su contenido y tiene valor de documento público. Es el título de propiedad a efectos prácticos y la que se entrega para inscribir en el Registro o, en su caso, para reclamar judicialmente.
• Copia simple: reproduce el mismo contenido, pero con carácter informativo. Sirve para trabajar (enseñarla al comprador, a su abogado, al banco o a la agencia), no para acreditar formalmente la titularidad.
• Nota simple del Registro: no la expide la notaría, sino el Registro de la Propiedad, y no reproduce la escritura. Informa de titularidad, superficie, linderos y cargas en ese momento, y es el documento que se actualiza antes de cada operación. Su papel lo explicamos en la nota simple al vender.

Confundirlas tiene consecuencias reales: una copia simple no permite inscribir, y una nota simple no sustituye al título. El notario de la compraventa pedirá el título previo, y es tu copia autorizada la que cumple esa función.

¿Realmente necesitas la copia autorizada para vender?

En la práctica sí conviene tenerla. El notario que autorice la compraventa solicitará el título de adquisición del vendedor para comprobar el historial del inmueble, el régimen de la finca y, si procede, las condiciones pactadas en su día. Cuando el título es una herencia, una donación o una obra nueva, esa revisión es todavía más relevante. En paralelo, el comprador y su entidad financiera querrán al menos la copia simple para su estudio previo.

Hay un detalle que sorprende a muchos propietarios con hipoteca: la copia autorizada del préstamo hipotecario suele estar en poder del banco, porque es el documento con el que podría ejecutar. Eso no afecta a la escritura de compraventa de tu vivienda, que es un documento distinto, ni impide vender. Lo que sí hace falta en ese caso es la certificación de deuda pendiente y la comparecencia del banco en la firma, o el posterior trámite de cancelación registral de la hipoteca.

Cómo pedir un duplicado paso a paso

• Identifica la notaría: figura en cualquier documento relacionado con la compra (liquidación de impuestos, factura de gestoría, recibo de la propia notaría) y también en la nota simple, que indica el notario autorizante, la fecha y el número de protocolo.
• Si la notaría sigue abierta, solicita allí la copia. La copia autorizada se expide a quien tiene derecho a obtenerla: los otorgantes y quienes acrediten interés legítimo, incluidos los herederos del otorgante fallecido.
• Si el notario cesó o se jubiló, su protocolo pasa al notario sucesor en el mismo distrito. Por regla general, los protocolos de más de veinticinco años pasan al Archivo General de Protocolos del Colegio Notarial correspondiente (en la Comunidad de Madrid, el del Colegio Notarial de Madrid), salvo que siga vivo el notario que los autorizó, que los conserva.
• Acredita tu identidad con DNI o pasaporte. Si actúas por otro, necesitarás poder; si eres heredero, el certificado de defunción, el de últimas voluntades y el testamento o la declaración de herederos.
• Coste y plazo: se aplica el arancel notarial por folio, de modo que el importe es modesto y depende de la extensión de la escritura. El plazo habitual es de unos días, y conviene solicitarla en cuanto decides vender, no la semana de la firma.

Aprovecha para revisar lo que dice tu escritura

Pedir el duplicado es una buena ocasión para comprobar que el contenido coincide con la realidad: superficie, descripción de anejos como garaje o trastero, régimen matrimonial, estado civil y datos personales. Los errores materiales son más habituales de lo que parece y se resuelven con una escritura de subsanación, un trámite sencillo si se detecta a tiempo y un problema serio si aparece el día de la firma. Junto con el resto de documentación necesaria para vender, tener el título en orden es lo que permite cerrar en plazo y sin sobresaltos.

Qué documento pedir en cada caso

Preguntas frecuentes

¿La copia simple es lo mismo que la escritura?

No. Son escrituras públicas la matriz que conserva el notario y las copias autorizadas expedidas con las formalidades de derecho (artículo 221 del Reglamento Notarial). La copia simple reproduce el contenido, pero se expide sin efectos de copia autorizada y sin la firma de los otorgantes (artículo 224), por lo que solo tiene valor informativo.

¿Quién puede pedir una copia de la escritura?

Los otorgantes, las personas a cuyo favor resulte algún derecho de la escritura y quienes acrediten, a juicio del notario, un interés legítimo (artículo 224 del Reglamento Notarial). La copia simple solo se entrega a petición de quien tiene derecho a la copia autorizada.

¿Cuánto cuesta pedir una copia de la escritura?

Lo fija el arancel notarial por folio: 3,01 euros por folio en la copia autorizada (la mitad a partir del duodécimo) y 0,60 euros por folio en la copia simple, más IVA. Si la escritura tiene más de cinco años, los derechos se duplican y se añaden 0,60 euros por año de antigüedad en concepto de custodia (Real Decreto 1426/1989). El importe depende, por tanto, de la extensión y la antigüedad del documento.

¿Dónde se pide la copia de una escritura antigua?

Los protocolos de más de veinticinco años pasan, por regla general, a los Archivos Generales de Protocolos, salvo que viva el notario que los autorizó, que los conserva (artículo 291 del Reglamento Notarial). La notaría actual o el Colegio Notarial te indicarán dónde está la matriz.

¿Puede el notario de la venta obtener la copia directamente?

Es posible. Las copias autorizadas electrónicas solo pueden expedirse para remitirlas a otro notario, a un registrador o a un órgano judicial o de las Administraciones públicas, y tienen una validez de sesenta días (artículo 224 del Reglamento Notarial). Conviene consultarlo con la notaría donde se firmará la venta.